Pertanto, bisogna prestare particolare attenzione alla costruzione della pagina, evitando accuratamente di riprodurre un testo scritto per la stampa così com´è in formato HTML, e rispettando alcuni accorgimenti:

• rendere immediatamente chiaro di cosa si parla
• cominciare dalle conclusioni per scendere via via verso i dettagli (ordine della piramide invertita)
• evidenziare il contenuto della pagina tramite testi brevi scanditi da titoli e sottotitoli chiari
• utilizzare sempre la stessa struttura perchè l´utente possa orientarsi e ritrovarsi
• utilizzare tutte le potenzialità dell´ipertesto per organizzare le informazioni in modo da fornire al navigatore subito quello che vuole sapere prima, indicando chiaramente come procedere in profondità per trovare ciò che si vuole sapere dopo.
• evitare di fare pagine troppo lunghe

• Scegliere titoli di pagina brevi (40 caratteri), semplici ed efficaci; i titoli degli articoli di giornale sono un buon modello di ispirazione, titoli del genere, che contengono i termini più significativi dei contenuti della pagina sararanno utili per essere trovati dai motori di ricerca;
  Allineare i testi a sinistra: i testi centrati o allineati a destra sono difficili da leggere perchè le righe iniziano in punti diversi; i testi giustificati sono difficili da leggere perchè inseriscono spazi bianchi irregolari tra le parole (che al contrario dei testi su carta non possono essere controllati con la sillabazione).
• Dividere il testo in più paragrafi, facendoli precedere da titoli significativi, che servano come punti di ancoraggio per la scansione visiva (e non) della pagina alla ricerca di informazioni.
• Quando possibile, schematizzare, usando liste puntate o numerate per riassumere e fissare i concetti o per introdurre ciò che seguirà.
• Ripetere eventualmente concetti scritti in precedenza e fare in modo che ogni paragrafo sia il più auto-consistente possibile, perchè potrebbe essere l'unico contenuto che verrà letto all'interno della pagina.
• È buona norma fornire la dicitura completa di acronimi e abbreviazioni (può anche essere inserita nel testo della pagina oppure tramite l´uso dell´attributo "title" degli elementi ABBR e ACRONYM).
• Per quei contenuti che hanno una contestualizzazione temporale (es. bandi con scadenze o segnalazione di eventi) è necessario inserire in ogni pagina la data di ultimo aggiornamento nel formato italiano (es.: 4 dicembre 2002)
• Dove è possibile, definire un referente, una persona addetta a ricevere segnalazioni e suggerimenti per quell´argomento: bisogna indicarne il nome, la e-mail, il numero di telefono.
• Controllare il peso delle vostre pagine: una pagina di 100 kb con un modem a 56 kb si scarica in circa 15 secondi, e la maggior parte dei navigatori si sofferma su una pagina meno di 10 secondi!

La comprensibilità di un testo è parte integrante dei principi di trasparenza e accesso: un´amministrazione pubblica (PA) che parla e scrive in modo burocratico (cioè oscuro) continua a rimanere distante e ostile alla maggioranza dei cittadini, anche se adotta le più moderne tecnologie di comunicazione.

Anzi, paradossalmente, proprio le nuove tecnologie rendono più manifesta e stridente la schizofrenia della PA che su un versante (quello tecnologico) sa stare al passo con i tempi e su un altro (quello comunicativo) appare inossidabile al cambiamento.

Per questo, accanto ai criteri di usabilità e accessibilità, è importante introdurre come fattore di controllo anche la comprensibilità , che non è affatto garantita dai primi due.

L’acquisizione di un linguaggio pulito, rapido e concreto dovrebbe essere un processo capace di arrivare al cuore della PA, vale a dire al complesso di atti (leggi, delibere, regolamenti, ecc), che sono il primo dovere comunicativo di un ente e ne configurano l’identità e la "mission". Naturalmente un processo culturale di questa portata ha tempi lunghi e va sostenuto da percorsi formativi specifici, rivolti a un numero significativo di dipendenti. Nel frattempo, almeno coloro che sono chiamati a governare l’informazione e la comunicazione sul web o a presidiare pagine e siti specifici, dovrebbero preoccuparsi di garantire che un sito sia accessibile a tutti, facile da navigare, ma anche comprensibile nei contenuti che esprime.

Il nostro consiglio è quindi innanzitutto di controllare che nel testo non ci siano errori di grammatica o di scrittura, e poi di verificare la presenza di eventuali termini tecnici o gergali e se non se ne può fare a meno fornire un glossario che li spieghi.

Infine, nel dettare alcuni standard di leggibilità/comprensibilità dei testi, dobbiamo far presenti due difficoltà:

• Trattandosi di linguaggio, è quanto mai difficile standardizzare, sia in ordine agli aspetti sintattici che a quelli lessicali. Un testo infatti non è una somma di parole e frasi, ma è sempre un "contesto", in cui parole e frasi si avvalorano e acquistano significato nella reciproca relazione (di qui l’illusione e il fallimento dei traduttori automatici)
• L’abilità nel maneggiare il linguaggio è frutto non solo di necessarie conoscenze teoriche, ma anche di un lungo esercizio individuale: le prime possono assicurare la correttezza, ma è soprattutto quest’ultimo che decide lo stile, l’eleganza, la qualità.

I parametri che qui forniamo non sono dunque esaustivi, e tantomeno sostitutivi, di un processo di formazione specifica. Vogliono solo essere una sorta di "alarm", una griglia a maglie larghe per verificare che un testo rispetti i requisiti minimi di pubblicazione

Testo articolato anziché continuo

Un testo lungo (per esempio corrispondente a una cartella dattiloscritta) scritto in modo continuo, e magari senza neppure gli a-capo, risulta ostile anche alla percezione immediata e non invoglia alla lettura. E’ quindi consigliabile articolare i testi di una certa consistenza in brani scanditi da titoli ed eventualmente sottotitoli, che fanno un po’ da linea guida per la lettura. Tra l’altro, questo serve anche a chi scrive perché lo induce a dare un migliore ordinamento logico ai contenuti da esprimere. Generalmente la sequenza logica degli argomenti va dal generale al particolare.

Titoli (e sottotitoli) brevi e concreti anziché lunghi e astratti

Un difetto tipico della burocrazia è quello di scrivere titoli lunghissimi che pretendono di riassumere tutto quello che dice un testo. Oppure titoli che girano intorno a un oggetto senza arrivare a identificarlo. O ancora, titoli pieni di riferimenti normativi che non esprimono nulla di immediatamente comprensibile.
Un titolo non deve essere né un riassunto né un rebus, ma la sintesi estrema di un contenuto, che si può sempre esprimere in poche parole, chiare e concrete.
E’ buona regola contenere il titolo entro una riga.

Esempi:

invece di
Identificazione beneficiari dei contributi a carico del fondo nazionale per il sostegno all’accesso alle abitazioni in locazione.

è meglio
Contributi per l’affitto della prima casa a famiglie o persone a basso reddito.

invece di
Richiesta di inclusione ai sensi dell’art. 9, legge 30 aprile 1999, n. 120 nell’ Albo unico delle persone idonee all’ufficio di scrutatore di seggio elettorale.

è meglio
Albo degli scrutatori: richiesta di inserimento.

Frasi brevi anziché lunghe, con costruzioni coordinate anziché subordinate

E’ accertato che frasi molto lunghe e complesse, costruite con subordinate, relative e incisi, sono più difficili da padroneggiare per chi scrive e più faticose per chi legge. E’ consigliabile frazionare i concetti in frasi di 20/30 parole e dare ai concetti una sequenza logica in un’ottica utente.

Esempio:

invece di
A seguito dell’entrata in vigore della legge n.123 del 30/12/2000, al fine di semplificare i rapporti tra amministrazione pubblica e cittadino, è stata istituita la Tessera Elettorale a carattere permanente che, fino a quando non verrà sostituita dalla Carta d’Identità Elettronica, consentirà l’esercizio del diritto di voto per le prossime diciotto consultazioni elettorali, sia politiche che amministrative che referendarie, senza che sia necessario il recapito del certificato elettorale.

è meglio
La Tessera elettorale personale è un nuovo documento e sostituisce il tradizionale certificato elettorale che veniva consegnato a casa prima di ogni elezione. Questa tessera consentirà a ogni cittadino di andare a votare nelle prossime 18 consultazioni elettorali (elezioni politiche, amministrative, referendum). Resterà valida fino a quando non sarà sostituita dalla Carta d’identità elettronica. La Tessera è entrata in vigore con la legge n. 123 del 30 dicembre 2000.

Forme verbali attive anziché passive, personali anziché impersonali

Le frasi risolte con verbi in forma attiva anziché passiva o impersonale sono più immediate. Inoltre costringono chi scrive a esprimere il soggetto dell’azione, e questo è sempre un elemento di chiarezza e assunzione di responsabilità.

Esempi:

invece di
La presente autorizzazione è soggetta a revoca da parte dell’Amministrazione

è meglio
L’Amministrazione può revocare l’autorizzazione

invece di
Si è prevista un’azione formativa mirata agli operatori

è meglio
L’Amministrazione ha previsto un percorso formativo per gli operatori

Affermazione anziché doppia negazione

La doppia negazione è un modo contorto di affermare qualcosa: in pratica si vuole affermare una cosa attraverso la negazione del contrario.

Esempio:

invece di
Non si accettano moduli non compilati in ogni loro parte

è meglio
Si accettano solo moduli compilati in ogni loro parte

Soggetti animati anziché inanimati

I soggetti animati sono quelli che rimandano a persone, o insiemi di persone, in carne e ossa (cittadini, pensionati, contribuenti, studenti...) che vengono chiamati a fare qualcosa. Sono invece inanimati i soggetti che si riferiscono a obblighi, operazioni, apparati . Usando un soggetto inanimato, in genere si deve fare ricorso a verbi in forma passiva. Di conseguenza tutto diventa più rarefatto e distante.

Esempi:

invece di
E’ fatto obbligo ai soggetti partecipanti alla gara di presentare le domande

è meglio
Le ditte che partecipano alla gara devono

invece di
Il versamento va effettuato dai soggetti interessati entro il

è meglio
Le persone interessate devono fare il versamento entro

Parole intere anziché abbreviazioni e sigle

Il cielo della burocrazia è costellato di sigle e abbreviazioni, ma non tutti sono astronomi. Si va dalle sigle che designano enti e istituzioni (AUSL, CORECOM, APT, ARPA, IACP, IPAB, CAAF), alle sigle di carattere legislativo (DPR, DPCM, D.LGS, L.R.) alle sigle che denotano piani, programmi e progetti (PTR, PRG, PRIT, FRIET). Oltretutto vengono scritte in modi diversi, anche nel corso di un unico testo: tutto maiuscolo o alto-basso, con punti separatori o senza, con o senza raddoppiamenti di lettere a denotare il plurale. Alle sigle si aggiungono poi le abbreviazioni di locuzioni: p.e. (= per esempio), c.m. (= corrente mese), u.s. (ultimo scorso), cd. (=cosiddetto), Vs. (vostro), ns. (nostro).
Fatta eccezione per le sigle di indiscusso dominio pubblico, nella maggioranza dei casi è buona regola sciogliere sempre la sigla, la prima volta che appare in un testo.
Quanto alle abbreviazioni, è meglio evitarle.

Parole della lingua naturale anziché del gergo burocratico

La lista di parole o espressioni burocratiche, che dovrebbero lasciare il posto a parole di uso comune, è davvero lunga. Se anche valesse la pena fare una lista completa, sarebbe poi problematico fare una contro-lista di parole comuni, da proporre come automaticamente sostituibili. A fronte di una parola burocratica, le opportunità di sostituzione sono diverse: dipende sempre dal contesto. Senza contare le opportunità di eliminazione pura e semplice.

• JPEG per le fotografie
• GIF per la grafica
• PNG per entrambe (anche se preferibilmente per la grafica)

• Inserire descrizioni appropriate e verificare la congruenza dei testi
• Si può inserire un ALT="" (vuoto) per quelle immagini che non aggiungono nulla d´informativo al contesto della pagina: fotografie o icone puramente decorative
• Inserire l'alternativo anche nei i link realizzati con grafica.
• Nel caso di immagini che rappresentano grafici e in situazioni analoghe è opportuno fornire la stessa quantità di informazioni in modo alternativo, ad esempio riassumendo in un blocco di testo sottostante i dati che quel grafico rappresenta. E' necessario anche fornire la tabella dei dati da cui il grafico proviene: o direttamente vicino al grafico, o in una pagina di approfondimento.
• il "peso" di un´immagine da inserire in una pagina html dovrebbe essere di pochi Kb per non appesantire troppo la pagina stessa; qualora fosse necessario inserire immagini di dimensione superiore ai 50 Kb (immagini di mostre o quadri o altro) è consigliabile indicare la dimensione in byte dell´immagine a fianco del link che la richiama in modo tale che il navigatore sia consapevole del tempo necessario per lo scarico della stessa ed eventualmente mostrare prima una piccola anteprima, cliccabile per espandere l´immagine.

Esempio 1: immagine decorativa

Quando l'immagine non aggiunge nulla al testo, è possibile non inserire alcun testo alternativo.

ALT= vuoto

Pronto il piano di intervento dell'Agenzia regionale di Protezione civile in caso di blocchi prolungati di traffico

Esempio 2: logo o immagine che contiene testo

Il testo alternativo deve corrispondere almeno al testo presente nell'immagine (su Explorer basta lasciare il puntatore del mouse sull'immagine per qualche secondo per controllare il testo alternativo: apparirà come un fumetto).

ALT= Ermes - il portale della Regione Emilia-Romagna

Esempio 3: grafico

Nel caso di un grafico il testo alternativo corretto, è il nome della tabella che rappresenta.

ALT= consultazioni pubbliche tramite Web o e-mail

In Italia, rispetto ad altre nazioni europee, la tendenza ad utilizzare le consultazioni pubbliche dei cittadini tramite internet è ancora molto scarsa (vedi dati sulle consultazioni)
o in alternativa

• Alternativi: Immagini > Rimuovi immagini
  per verificare che tutte le immagini che veicolano informazioni o hanno una funzione abbiano il corretto testo alternativo
• Immagini in movimento: Immagini > Test frequenza GIF animate
  verranno segnalate le eventuali immagini in movimento e quelle che per il loro lampeggiamento, potrebbero causare problemi a chi soffre di epilessia fotosensibile (solo per pagine on-line)

Questi tipi di contenuti servono per un approfondimento successivo rispetto a quanto già presente nella pagina: non devono essere alternativi alla pagina web.

• Fornire il link da cui scaricare l´eventuale Plug-in, se possibile quello della versione in lingua del sito o della parte di sito;
• Rispettare tutti i principi di accessibilità validi per l'HTML su colori, immagini, struttura dei contenuti, ecc. ecc..
• Si tenga in considerazione che certi formati non sono supportati in tutte le piattaforme; laddove possibile, preferire formati non proprietari (es.: TXT) o aperti (es. RTF);
• Indicare sempre nel link il tipo di file e le sue dimensioni, perchè l´utente possa valutare se è il caso di scaricarlo oppure no;

Per i documenti XLS realizzati con Excel, non esiste un visualizzatore accessibile, per tutti gli altri formati (Word, PDF, Powerpoint) di file si consiglia di consultare gli approfondimenti di questa sezione.

Create documenti strutturati

La maggior parte delle volte le persone non utilizzano ciò che Word mette a disposizione per evidenziare i titoli, ma modifica ogni  volta l'aspetto del testo, ingrandendolo e mettendolo magari in grassetto. 
E' molto più comodo ed efficace usare gli stili (dal menù a tendina che di norma è accanto a quello per la scelta del tipo di carattere).
E' comodo perchè basta selezionare le righe del titolo e scegliere dal menù uno stile, per dare a tutti i titoli lo stesso aspetto (ad esempio centrato, più grande, in un determinato font). E' efficace perchè se si vuole cambiare l'aspetto di tutti i titoli con una sola operazione, basta modificare solo lo stile.

Se si utilizzano gli stili dei titoli in modo corretto, si otterrà anche un documento strutturato, molto più accessibile, in cui è possibile creare automaticamente l'indice o la mappa per navigarlo.
Un ulteriore vantaggio è che esportando il documento in altri formati (es. HTML, PDF) o copiando ed incollando il testo in un editor web (ben fatto), la struttura e lo stile del documento verranno mantenute.

Fornite alternative alle immagini

Nei documenti, così come nelle pagine HTML, è necessario fornire a chi non vede le alternative testuali delle immagini . Il modo più semplice è quello di aggiungere una didascalia accanto all'immagine. In alternativa è necessario andare nelle proprietà dell'immagine (click destro sull'immagine) e modificare la sezione web aggiungendo l'opportuna alternativa testuale.

Per decidere quale sia il testo alternativo più corretto, si può consultare la sezione su immagini e grafici.

... e inoltre

Non si deve salvare la presentazione in formato HTML da Powerpoint: non è accessibile e non è a norma di legge.

• Si deve fornire a tutti un'alternativa RTF. L'unico modo è quello di mantenere solo il contenuto e perdere l'aspetto, che è ciò che può creare maggiori problemi. In Powerpoint, è salvare la struttura del documento(il testo che contiene):
  File > Salva con nome > Tipo file: Struttura/RTF
• Si può fornire un documento PDF, fruibile a chi non ha Powerpoint, questo è utile se si vuole offrire qualcosa che mantenga l'aspetto dell'originale.
• Si può anche fornire il documento PPT (PPS)

• Il documento deve contenere del testo e non semplicemente delle immagini (ottenute per esempio attraverso la scannerizzazione di un documento cartaceo).
• Il documento PDF deve essere in formato "tagged" ossia si devono marcare gli elementi quali i titoli ad esempio. Se si realizza un documento con Word, basta strutturarlo correttamente e renderlo accessibile, quindi convertirlo.
  I redattori regionali che usano "Amyuni PDF converter" è bene sappiano che i PDF generati sono piuttosto accessibili e strutturati, anche se i livelli dei titoli non vanno oltre al 2 (vedi figura)

• Assicurarsi che il testo del link sia chiaro e breve. Non è necessario scrivere tutto il titolo di un atto o per intero il nome di un convengo dirtettamente nel testo del link, lo si può scrivere subito sotto. Un link deve apparire come il titolo di un articolo di giornale, ed attirare per incisività e brevità. 
• E’ auspicabile che i link  rispettino sempre le stesse convenzioni grafiche.
• È sconsigliato utilizzare solo simboli grafici cliccabili (esempio pallini, freccine, iconcine) affiancati al testo per implementare il link, meglio collegare il testo od entrambi. Se l’area cliccabile del link è troppo piccola, si mette in seria difficoltà l’utente che ha un controllo non preciso dei dispositivi di puntamento.
• Quando un link punta ad un file, è bene che sia indicato anche il tipo di file e le sue dimensioni, in modo che l´utente possa valutare se è il caso di aprirlo oppure no, ed è bene indicare dove si può scaricare il programma necessario.

può essere trasformato così:

oppure, meglio ancora:

• Link significativi: Informazioni > Visualizza i link [nuova finestra]
  apparirà una lista in cui sarà semplice capire se il testo dei link ha senso quando letto fuori dal contesto.
• Selezione da tastiera: Struttura > Ordine di tabulazione
  verrà mostrato un numero corrispondente all'ordine, verificare che ogni link abbia un numero e che la numerazione segua una sequenza logica.
• Link attivi (on-line): Controlla > Controllo dei link del W3C > Controlla la pagina corrente
  Verificare che tutti i link siano funzionanti.

Credits

Nel caso in cui le pagine interne del sito non abbiano il link alla pagina Credits si consiglia di inserire sempre l´indicazione della struttura che la cura, l´eventuale indirizzo e-mail e la data di ultimo aggiornamento. Nel caso in cui le pagine informative siano sviluppate per conto della Regione da terze parti, è consentito che quest´ultima ne sottoscriva la realizzazione.

Un redattore che per realizzare le proprie pagine usa Frontpage, deve consultare anche la sezione dedicata ai tecnici.

Ove possibile troverete anche le tecniche da utilizzare nelle diverse versioni di Frontpage.

Modifiche da fare

I requisiti tecnici impongono che le pagine contengano una dichiarazione di tipo. Purtroppo bisogna inserire manualmente nel sorgente HTML la DTD all'inizio della pagina (stessa cosa va fatta per la dichiarazione della lingua usata nel documento).

Esempio

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/strict.dtd">
<html lang="it">

Poichè Frontpage attualmente non permette la scrittura di codice XHTML, che di norma è quanto si consiglia per i nuovi siti, l'unica cosa che si può fare è cercare di creare pagine HTML accessibili.

Per creare pagine accessibili con Frontpage 2000 non è sempre possibile utilizzare l'interfaccia WYSIWYG dell'editor ma bisogna integrare direttamente nel sorgente HTML con gli opportuni elementi.
I passaggi da fare, dopo aver aperto il programma, sono: aprire la pagina -> andare nella visualizzazione HMTL.

Frame

Nella realizzazione di nuovi siti, i frame sono vietati. Per i siti esistenti, la regola da seguire è di utilizzare l´attributo TITLE sia nel tag FRAMESET che nel tag FRAME. Con Frontpage, tramite l'interfaccia WYSIWYG, questo non è possibile. Bisogna inserirlo manualmente nel sorgente HTML. Andando in "HTML pagina con frame", il codice corretto da inserire, per esempio, è:

<frameset rows="*" cols="27%,*" title="Menu pagina delle novita">
<frame title="Area menu del sito" src="frame02a.htm" > <frame title="Area novita del sito" src="frame02b.htm" >
</frameset>

Inoltre, le dimensioni dei frame vanno definite con misure relative (valori percentuali).

Immagini

Frontpage permette tramite l'interfaccia WYSIWYG l'inserimento del testo alternativo all'immagine
(con il tasto destro del mouse selezionare proprietà immagine -> Testo)
Se si tratta di immagini decorative che non necessitano di descrizione il testo vuoto non è previsto. Bisogna inserirlo manualmente nel codice html.
Per fare questo bisogna andare nella versione HTML della pagina -> inserire l'attributo ALT="" in corrispondenza dell'immagine.

Mappe Immagine

Anche per le mappe, come per le immagini, bisogna inserire manualmente il testo alternativo per l'area sensibile. Ecco i passaggi: frontpage editor-> html -> inserire nel sorgente html il testo alternativo.

Esempio

<map>
...
<area href="http://www.regione.emilia-romagna.it" shape="rect" coords="14, 152, 87, 189" alt="Home Page Regione Emilia-Romagna">
</map>

Form

La creazione di form con Frontpage avviene tramite i componenti "webbot". Sono sconsigliati e non sono implementati sui nostri server. Suggeriamo di crearli con altri strumenti.

Link

Evitare la generazione di nuove finestre è la regola principale nell'apertura dei link (il target blank è vietato).
Quindi, con frontpage editor, evitare di selezionare da collegamento ipertestuale -> frame di destinazione -> nuova finestra.

Tabelle

Dall'interfaccia WYSIWYG è si possono creare celle intestazione TH (da proprietà cella selezionare celle d'intestazione).
Le dimensioni delle celle vanno definite con misure relative (valori percentuali) selezionando Tabella -> Proprietà tabella e Proprietà cella.

Gli autori di pagine web residenti sui server regionali utilizzano attualmente due possibili modalità di lavoro:

• Utilizzo di editor html tradizionali: l´inserimento e le modifiche delle pagine sono effettuate tramite editor o cartella condivisa (per i collaboratori interni alla rete dell´ente) oppure tramite accesso webDav(per i collaboratori che accedono dall´esterno della rete regionale).
• Utilizzo dell´applicazione di web content management in uso presso l´ente.

Per entrambi i casi la suddivisione in cartelle e la relativa struttura della home directory assegnata è curata dallo stesso fornitore delle informazioni che avrà cura di organizzarla al meglio dividendo ad es.: i testi dalle immagini, dai suoni, dai file scarcabili, dai file di appoggio, ecc. (⁄images, ⁄suoni, ⁄download, ⁄temp).

Per i collaboratori che utilizzano editor html tradizionali si propongono le seguenti convenzioni sui nomi delle cartelle e dei file presenti nei siti web:

Cartelle

• _private: per i file privati che non si intende far leggere mai neanche nelle ricerche attraverso appositi componenti o motori (es.: le pagine di conferma o di convalida di una form o di un modulo, i file di testo contenenti i valori delle variabili di un modulo, ecc.).
• images: per tutti i files immagine (.gif, .jpg).
• css: per i file contenenti i fogli di stile.
• js: per i file contenenti Javascript esterni.

File

• index.htm o default.asp: attualmente il servizio WWW è configurato in modo da non consentire la visualizzazione del contenuto delle directory, per ovvi motivi di sicurezza;
• cerca.asp: qualora nel sito sia prevista una pagina di ricerca gestita tramite il motore di ricerca presente sui server regionali, il nome della pagina che visualizza i risultati dev´essere cerca.asp.

È doveroso da parte dei fornitori fare un uso appropriato delle cartelle e della porzione di file system assegnato, tenendo presente che lo scopo di tale assegnazione è la pubblicazione di pagine per Internet⁄Intranet; sono scoraggiati fortemente usi impropri tipo backup dei propri dischi.

È opportuno quindi che ogni fornitore tenga ben organizzato il proprio spazio disco sul server web e lo ripulisca dei files e delle cartelle obsoleti: al momento lo spazio disco assegnato è limitato a 250 Mb (ma può essere aumentato per motivate esigenze particolari).

Per quanto riguarda i nomi dei documenti, delle directory, dei file immagini, dei file di testo, etc. si consiglia di utilizzare nomi chiari e non troppo lunghi, scrivendo in carattere minuscolo, senza spazi nè punteggiatura (perchè alcuni browser potrebbero non interpretarli correttamente); è ammesso il carattere "_".

Si suggerisce anche di suddividere in sottocartelle i contenuti di quelle cartelle che tendono ad aumentare costantemente nel tempo (es.: suddividere una cartella "notizie" in "notizie2001", "notizie2002" ecc.).

Per quanto riguarda l´estensione dei file .htm o .html, essendo possibili entrambe, si consiglia l´uso dell´estensione .htm per ragioni di uniformità con la quasi totalità dei documenti già esistenti.