La Legge n. 241/1990 pone su un piano di parità e di reciprocità di diritti e di doveri, il rapporto tra pubblica amministrazione e cittadino.

In Regione Emilia-Romagna, l'accesso ai procedimenti amministrativi è regolato dalla Legge Regionale 32/1993 tuttora vigente in mancanza di nuove norme regionali di recepimento; la Legge 241/1990 come modificata dalla Legge 15/2005, vale per i principi.

Per "diritto di accesso" ai documenti amministrativi, si intende il diritto dei cittadini interessati, a prenderne visione e a ottenerne copia.
Tutti i documenti amministrativi sono accessibili, ad eccezione di specifici casi stabiliti dalla legge.
L'esame dei documenti è gratuito. Per il rilascio di copia sono richiesti solo il rimborso del costo di riproduzione, l'eventuale bollo nei casi di legge e eventuali diritti di ricerca e di visura.
La richiesta di accesso ai documenti da parte del cittadino, deve essere motivata da un interesse diretto, concreto e attuale e deve essere rivolta all'amministrazione che ha formato il documento e lo conserva stabilmente.
Il rifiuto, il differimento e la limitazione dell'accesso, sono ammessi nei casi previsti dalla legge e devono essere motivati.
Trascorsi trenta giorni dalla richiesta, senza che sia giunta risposta, questa si intende rifiutata (silenzio-diniego).
In questi casi gli interessati, sempre entro trenta giorni, possono:
- chiedere il riesame al Difensore civico COMPETENTE PER AMBITO TERRITORIALE, per gli atti amministrativi comunali, provinciali o regionali ; nel caso invece non sia stato istituito, la competenza è attribuita al difensore civico competente per l'ambito territoriale immediatamente superiore.
- chiedere il riesame alla Commissione per l'accesso (istituita presso la Presidenza del Consiglio dei ministri) per atti amministrativi statali;
- proporre ricorso al TAR (che si esprime entro 30 giorni con procedimento semplificato).
Nei primi due casi, se non c'è risposta entro 30 giorni, l'istanza si intende rifiutata (silenzio-diniego) ed è solo possibile presentare ricorso al TAR.
Qualora il Difensore civico o la Commissione accolgano l'istanza ne informano il richiedente e l'autorità disponente; se la Pubblica Amministrazione nei successivi 30 giorni non si pronuncia allora l'istanza si intende accolta (silenzio-assenso), altrimenti può motivare il rigetto ed in questo caso l'interessato ha la possibilità di ricorrere al TAR.

Modalità per accedere agli atti
Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica devono essere firmate dall'interessato in presenza del dipendente addetto o sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. Le istanze e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici.
Le richieste di accesso agli atti possono essere inviate anche per fax e via telematica.
Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide:
- se sottoscritte con la firma digitale, basata su di un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato, e generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura;
- oppure quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi.

Aggiornamenti normativi
L'8 marzo 2005 è entrata in vigore la Legge 15/2005 "Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241, concernenti norme generali sull'azione amministrativa"; questa legge rafforza gli strumenti di tutela del cittadino rispetto alla legge 241/90 sulla trasparenza amministrativa e si raccorda con le disposizioni intervenute dopo il 1990, come il Decreto Legislativo 196/2003 più noto come "Codice sulla privacy", il diritto comunitario e la Riforma del Titolo V della Costituzione.

Nel 2006 è stato approvato il DPR 184/06 , il regolamento che disciplina il diritto di accesso ai documenti amministrativi.

Alcuni elementi di sintesi sulle norme della trasparenza attualmente in vigore
L'attività amministrativa deve essere regolata da criteri di economicità, di efficacia, di pubblicità e di trasparenza e dal principio dell'ordinamento comunitario.
Se le pubbliche amministrazioni non stabiliscono diversamente, il termine entro cui deve concludersi il procedimento è di 90 giorni.
In ogni atto notificato al destinatario del procedimento, devono essere indicati il termine e l'autorità cui è possibile ricorrere.
Per conseguire maggiore efficienza , le amministrazioni pubbliche incentivano l'uso della telematica, nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati.

Il responsabile del procedimento
Le pubbliche amministrazioni sono tenute a determinare per ciascun tipo di procedimento l'unità organizzativa responsabile dell'istruttoria, del procedimento e dell'adozione del provvedimento finale nel caso non sia stato stabilito da legge o regolamento.
Fino a che non sia stata effettuata l'assegnazione, è responsabile del procedimento il funzionario preposto all'unità organizzativa competente.
L'unità organizzativa competente e il nominativo del responsabile del procedimento devono essere comunicati.
Il responsabile del procedimento:
- valuta le condizioni, i requisiti ed i presupposti per l'istruttoria;
- adotta ogni misura per assicurarne il sollecito svolgimento;
- cura le comunicazioni, le pubblicazioni e adotta il provvedimento finale.
L'amministrazione dà notizia dell'avvio del procedimento mediante comunicazione personale, dove devono essere indicati: l'amministrazione competente, l'oggetto del procedimento promosso, l'ufficio e la persona responsabile del procedimento, la data entro la quale deve concludersi il procedimento e i rimedi disponibili in caso di inerzia dell'amministrazione.
L'organo competente per l'adozione del provvedimento finale, se diverso dal responsabile del procedimento, non può discostarsi dalle risultanze dell'istruttoria condotta dal responsabile del procedimento se non indicandone i motivi.
I soggetti coinvolti nel procedimento hanno diritto di prendere visione degli atti del procedimento, di presentare memorie scritte e documenti, che l'amministrazione ha l'obbligo di valutare se pertinenti all'oggetto nei procedimenti di istanza di parte.
Il responsabile del procedimento, prima della formale adozione di un provvedimento negativo, deve comunicare tempestivamente i motivi che ostano all'accoglimento della domanda.
Entro il termine di dieci giorni dal ricevimento della comunicazione, i cittadini hanno il diritto di presentare per iscritto le loro osservazioni, eventualmente corredate da documenti.

È istituita presso la Presidenza del Consiglio dei ministri la Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi.